Chains of Friendship vil legge stor vekt på å følge internasjonale og nasjonale krav til kvalitetskontroll og trekke på de erfaringer som har vist de beste utviklingsresultat.
Av den grunn er de administrative rammer tilrettelagt for ensartet struktur og kvalitetskontroll. I den hensikt å ha en sporbar og ryddig oversikt over planer og utviklingsresultat, og for å ha en kostnadseffektiv gjenbruksutnyttelse i alle ledd.
Under menyen «Sikkerhet» , utdyper vi hvilke nasjonale og internasjonale rammer som ligger til grunn for Chains of Friendsships valg av satsingsområder, og hvordan krav til forvaltning av bistandsmidlene vil bli sikret gjennom tilrettelagte rutiner, revisjoner og offentlig åpenhet.
Chains of Friendship vil la deg i størst mulig grad følge utviklingen i det vennskapsdistrikt du er med og støtte. Gjennom hyppig oppdatering på våre hjemmesider, via media og gjennom de vennskapsnettverk vi etterhvert vil skape.
Chains of Friendship vil tilrettelegge for størst mulig grad av sikkerhet rundt alle aspekter ved sitt bistandsarbeid. Og ha et oppfølgingssystem som vil fange opp signaler underveis for kontinuerlig kvalitetssikring.
Sikkerhet til mikrofinans
Hovedvekten av Chains of Friendships bistandsprogram vil være rettet mot Mikrokredittlån, og tilknyttede forutsetninger.
I en norsk rapport utgitt i bokform i 2005, «Fra almisser til verdighet» (se litteraturliste) uttales følgende: «En annen fordel med mikrokreditt er at det er vanskelig å svindle bort penger. Det kreves kontinuerlige regnskaper og korrekt antall ansatte for at forretningen skal gå rundt. Dette regnskapet er den beste garanti for å holde sløsing og korrupsjon ute»
Også Nobels fredsprisvinner 2006 Muhammad Yunus har gitt verden innsikt i hvilke resultat og tilbakebetalingssikkerhet mikrokreditt utgjør. (Ref. litteraturliste)
Lokale finansinstitusjoner som administrerer Mikrofinans (lån, sparing, forsikring) skal følge Verdensbankens anbefalinger og CGAPs rådgivende retningslinjer (ref. litteraturliste). I tillegg vil lokalsamfunnet selv ha en innsikt og kontrolleffekt, i kraft av å være bankens kollektive eiere. Der kravet til en bærende økonomi, gjennom utlånsrenter på et forsvarlig nivå, også vil sikre deres innskuddsrenter.
Sikkerhet i organisering
Chains of Friendship vil ha dialog og oppfølging direkte mellom lokalbefolkningen som er givere, og lokalbefolkningen som er mottakere. Godkjenningprosesser, rapportering og oppfølging direkte mellom de som er aktivt involvert i prosjektutviklingen i et lokaldistrikt, vil derfor redusere risiko for svinn gjennom flere mellomledd og spredning av fokusområdet.
Ved flere regionskontor, vil overordnet rapportering til Chains of Friendship’s sentrale administrasjon sikre at kravsatt kvalitetskontroll ivaretas i regionen og deres prosjektdistrikt. I tillegg til den offentlige rapportering.
Sikkerhet rundt prosjektplanlegging og rapportering
Den sentrale administrasjonen vil ha overordnede rammer, veiledning og eksempler for prosjektplaner og nødvendige rapporter. Rapporter som skal brukes på lokalplan (tilpasset lokalt brukernivå), rapporter som skal sendes til vennskapsregionen, og rapporter som regionene skal sende inn til sentraladministrasjonen. Plan- og rapportmodellene vil sette krav til å sikre vesentlig styringsinformasjon, og tett nok oppfølging, til at vennskapsregionen kan følge opp og støtte prosjektutvikling til best mulig resultat.
En av de mest vesentlige oppgaver for en vennskapsregion vil være å veilede og støtte prosjektdistriktet i å bygge opp kompetanse og sikkerhet til å gjennomføre prosjekter og låneprogram med størst mulig vellykket resultat.
Sikkerhet rundt forvaltning av sponsormidler i Norge
Alle medlemmer/sponsorer vil bli logget elektronisk i et medlemsregister, registrert med fortløpende medlemsnummer. Alle endringer i medlemsregisteret vil være sporbart for revisjon. Alle innbetalinger av medlemsavgifter /sponsormidler vil bli foretatt direkte fra medlem/donor, primært via AvtaleGiro, til stiftelsens angitte bankkonto. Alle utbetalinger og finansielle transaksjoner vil bli loggført via stiftelses bankkonti og interne regnskaper.
Det vil kun være navngitte ansvarspersoner som vil ha dispisisjonsrett til bankkonti, ihht stiftelsens fullmaktskart og kontrakter, og etter signert avtale med bank
Chains of Friendship vil, som alle tilsvarende bistandsorganisasjoner, være underlagt krav til offentlig rapportering. Herunder også krav til revisjon.
Sikkerhet rundt finanstransaksjoner til utlandet
Norske banker har strenge krav og etablerte rutiner for overføring av transaksjoner til utenlandske banker, inkl rapportering til Norges Bank. De utenlandske banker har også sine kvitteringrutiner som vil sikre sporbarhet av transaksjonene helt til de lokale finansinstitusjonene i lokaldistriktene – «Credit Union».
Sikkerhet rundt distribusjon og oppfølging i prosjektdistriktet
Chains of Friendship vil via sin konto i den lokale Credit Union i prosjektidstiktet overføre bistandsmidler øremerket for hhv mikrokredittutlån, prosjektdonasjoner og driftmidler lokalt. Fordelt etter avtale i samarbeid med vennskapsregion ihht innførte rutiner.
Bistandsmidler i Chains of Friendship vil primært (ca. 70%) bli distribuert til Mikrokredittlån i prosjektdistriktet. Mikrokredittlån gis til enkeltpersoner organisert i registrerte lånegrupper i prosjektdistriktet (flere grupper danner en Union). Det er den lokale Credit Union (sparebank) som sikrer formell registrering og vurderer sikkerhet for realiserbart lånegrunnlag og tilbakebetaling.
Gruppen i felleskap går sammen om å søke lån, ansvarliggjort pr.låntaker. Gruppen i felleskap sørger for oppfølging og kollektiv sikring av at alle medlemmene i gruppen blir istand til å oppfylle sine låneforpliktelser.
Donering av bistandsmidler utenom låneprogram (ca. 10-20%), skal være knyttet til dedikerte prosjekt. Primært relatert til næringsutvikling i distriktet eller forutsetninger knyttet til dette. Dokumentert, vurdert og godkjent i samarbeid mellom prosjektdistriktet og vennskapsregionen ihht avtalte rutiner og fullmakter.
Utbetaling av bistandsmidler til drift og administrasjon av prosjektregionen vil foregå ihht avtale mellom prosjektdistriktets og vennskapsregionens ledere. Ihht budsjettert innhold og omfang.
Det vil bli ansatt en ansvarlig leder som representerer Chains of Friendship i hvert prosjektdistrikt, som vil ha sine forpliktelser og ansvar ihht Chains of Friendship’s fullmaktskart og signerte ansettelseskontrakt. Det vil være denne leder, sammen med andre utnenvte ansvarspersoner i distriktet, som vil ha felles fullmakt til uttak fra stiftelsens lokale bankkonto (må signere ved felles fremmøte). Etter signert disposisjonsrett i den lokale Credit Union. Det inngås samarbeidsavtale mellom Chains of Friendship, den lokalt ansatte og den lokale Credit Union, der fordeling av ansvar, oppgaver og prosjektomfang beskrives. Mikrokredittlån deles ut og signeres på indiviuelt nivå pr.låntaker. Alle finanstransaksjoner skal være sporbar og rapporteres ihht avtaler
Sikkerhet til kontrollfunksjoner og revisjoner
Lånegrupper skal avholde ukentlige oppfølgingsmøter, med rapportering av innbetalinger og fremdrift på gruppens utviklingsprogram (låneinvesteringer og kollektive tilbakebetalingstiltak). Siden gruppen har åpen innsynsrett i tilbakebetalingsstatus vil de også fungere som en intern kontrollfunksjon – underveis i låneperioden. Slik at de kollektivt kan iverksette tiltak dersom noen er i ubalanse med tilbakebetalinger.
For enkeltprosjekt vil det utnevnes lokal styringsgruppe ihht signert avtale som vil ivareta intern kontroll underveis, og rapportere utvikling til vennskapsregionen. Evaluering av gjennomførte prosjekt vil etterhvert bedre kompetanse og redusere risiko.
Kontroll i Nord – se beskrivelse «Sikkerhet rundt forvaltning av sponsormidler i Norge» ovenfor.
Vi er også registrert i Frivillighetsregisteret og Innsamlingsregisteret, og dermed godkjent for å bruke Innsamlingskontrollens logo for kvalitetskontroll. Der vi innfrir strenge krav til regnskapsførsel og ekstern kontroll, og til åpenhet og troverdighet.
Sanksjoner ved avvik
Låntakere som ikke innfrir sine forpliktelser, til tross for lånegruppens kollektive tiltak, vil bli krevd for de garantier de eller gruppen kollektivt har stilt som pant for lånet.
Ansatte eller frivillige tilknyttet Chains of Friendship som utøver utroskap i tjenesten, vil ihht avtaler eller den lokale rettspraksis bli gjort ansvarlig for sine handlinger. Alle ansatte og frivillige med adgang til finansielle eller administrative oppgaver vil derfor bli gjort kjent med dette gjennom signerte kontrakter og godkjente fullmaktskart.
Sikkerhet til informasjonstilgjengelighet
Internt i organisasjonen vil medlemsregister, sponsorprogram, planer, utvikling og resultat bli dokumentert og lagret ihht forsvarlig tilgjengelighet. Økonomiske forhold vil bli regnskapsført ihht gjeldende regnskapslov, og gjort tilgjengelig for autorisert revisjon. Samt de krav til rapportering som norske bistandsmyndigheter krever.
Regnskapsføring og prosjektdokumentering i prosjektdistriktet vil ha mindre grad av elektronisk tilgjengelighet. Men vil tilrettelegges for tilstrekkelig kvalitet til å dekke de norske rapporteringskrav.
Overordnet informasjon av formell art vil bli gjort offentlig tilgjengelig via stiftelsens egen hjemmeside og interne dokumentasjoner. Stiftelsens styre og autoriserte revisor vil ha full innsynsrett til all informasjon.
Informasjon om stiftelsens arbeid og utvikling i prosjektdistriktene vil løpende bli gjort offentlig tilgjengelig via egen hjemmeside og andre kanaler.
Sikkerhet til personvern
Medlemsinformasjon vil være beskyttet mot offentlig innsyn ved styrt adgangskontroll til kun et fåtall administrative personer i Chains of Friendship. Personer som får tildelt adgang til medlemsdata, vil bekrefte sitt ansvar og konfidensialitet i signert avtale.
Ansvarlige ledere og administratorer i Prosjektdistrikt vil bekrefte sitt ansvar i tilsvarende avtaler. Siden metoder for Mikrofinans betinger et gruppevis innsyn og medansvar lokalt, vil personopplysninger lokalt i gruppen være åpen for gruppens medlemmer. Avtaler med lokalt ansatte og andre som får innsyn i låneavtaler bør imidlertid sette krav til best mulig personbeskyttelse i håndtering av personlig informasjon ut over gruppens innsyn.
Finansinstitusjonene vil ha sin formelle konfidensialitet gjennom sine banksystemer og avtaler med låntakerne. Overføring av personopplysninger i forbindelse med innmelding av medlemskap vil bli overført med vanlig sikkerhetskodet metode. Medlemsregister vil ikke bli tilgjengelig for andre enn Chains of Friendship.
Våre rutiner for datasikkerhet og personvern er presentert for og godkjent av Datatilsynet.
Kontroll, åpenhet og trygghet
